根据院ARP所级系统验收工作办公室验收工作计划,新疆分院于2006年6月25日上午接受了院ARP所级系统(一期)工作验收组吴戎组长一行5人的上线工作检查,各项指标均达到要求,节点目标基本完成了切换任务,顺利通过工作组验收。
ARP(Academy Resource Planning)是基于科学院系统设计的资源规划系统,以科研管理为核心全面整合、优化整个科研活动中的人力资源、财务、物资、科研项目等管理流程,为科研管理者提供计划、运行、监控、决策、检查评价等综合服务的支持平台,从而增强资源调控能力和使用效率,提高和改善科研管理工作的效率和效果。
新疆分院在上线实施工作前期,根据中科院关于组建ARP实施核心团队的要求,及时抽调各业务模块骨干,组成了完整的ARP实施核心团队,较好地完成了学习培训、上线实施、知识转移任务,为新疆分院ARP工作的实施打下了良好的工作基础。核心团队成员逐步认识到实施ARP对于新时期科学院的科研管理的必要性和紧迫性,大家积极宣传ARP的管理理念以及它对科技创新体制的影响,共同商议方案和计划,解决困难和矛盾。
ARP的实施经历了数据准备、数据导入、系统配置、上线运行等阶段。数据准备阶段要采集大量的人、财、物的历史数据;数据导入阶段要保证数据的完整和精确;系统配置阶段要满足客户的共性、个性需求;试运行阶段,要保持新旧两套系统并行。每一阶段的工作量都非常繁重,但由于意识到位,职工支持,新疆分院在时间紧,任务重的上线过程中,少了牢骚抱怨,多了刻苦勤奋,少了推诿扯皮,多了协作奉献,保质保量完成ARP上线任务的前期准备工作。
2005年7月,新疆分院作为院独立实施的第一个试点单位,网络中心派出包括财务、人事、资产专家工作组来新疆,进行了为期3天的数据准备培训和指导,制定了15个工作日的计划。从7月1日至15日,财务、人事、资产三个模块的相关人员,投入全部精力,相互协调,共同努力,顺利完成了7月底的数据准备工作。
从2006年2月10日起,分院开始数据补录工作,同时进行相关制度的建设,2.28之前完成了个模块的数据补录,系统操作熟练程度进一步加强,规章制度初步建立,顺利通过了2.28验收。新疆分院作为科学院独立实施上线工作的第一个单位,做了两次数据准备和上线实施,新疆分院的上线数据作为示范数据被用于培训和演练。
进入试运行阶段后,新疆分院认真测试和熟悉系统的每个环节,优化系统管理流程以及完善相关制度建设。自4月1日起,ARP系统各业务模块与实际业务同步,工资发放顺利,系统间稽核关系明确,业务数据真实准确。
5月27日,新疆分院带着试运行阶段总结的问题,邀请中央支持组的有关专家,对分院及各研究所的ARP系统进一步检查优化,现场解决各模块存在的问题,组织相关业务模块的培训,使新疆分院的试运行工作得以顺利进行。
新疆分院在整体工作中充分发挥地区核心团队的作用,对本地区各单位进行业务与技术指导,独立完成了乌鲁木齐天文站的上线实施;组织了多次专题讲座与交流,(Discover、电子政务、综合财务、固定资产)起到了较好的效果。分院还组织召开了两次ARP系统(一期)评估会议,分院及研究所、站的ARP项目各业务模块的关键用户、IT人员和部分所领导,针对ARP项目实施及应用方面的评估重点内容进行了经验、问题的座谈和交流,会上近二十名同志根据前期使用ARP系统的情况做了积极发言,涉及系统架构的安全性、程序设计的合理性、与现有工作流程的适应性以及对管理制度的影响度等多方面的内容。
目前新疆分院ARP管理制度共8项:
ARP系统管理制度
ARP系统权限管理制度
ARP人力资源管理制度
ARP薪酬管理制度
ARP固定资产管理制度
ARP综合财务管理制度
ARP网上报销管理制度
ARP电子政务管理制度
新疆分院ARP系统的正式切换,为分院的管理创新提供了平台,系统做到了管理规范、信息全面、数据共享、统计准确、查询及时,使用效果已初步显现,通过系统的不断应用与优化,最终将实现系统“决策依据科学化,资源配置最优化,管理工作协同化,工作流程规范化,信息资源共享化”目标。
现场上线验收会由新疆分院党组书记傅春利主持,吾满江副院长致辞,张小雷院长做了工作进展报告,各模块工作人员在线演示操作了工作流程并回答了验收组的提问。
最后,吴戎同志代表验收组对新疆分院实施ARP所级系统(一期)工作给予了充分肯定,同时指出了存在的5个方面的问题,并对相关工作提出了2个建议。傅春利书记当场提出了对2个建议的落实要求,表示对存在的问题要在较短的时间内加以解决,对验收组的辛勤工作表示感谢。
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